Imprimer des formulaires Tax Free - à quoi faut-il faire attention ?

Comment fonctionne le formulaire Tax Free ?

Si des clients résident dans un pays hors de l'UE et achètent ensuite chez vous en Allemagne, ils peuvent se faire rembourser la TVA. Pour ce faire, les clients doivent exporter l'achat hors de l'UE dans les trois mois suivant la date de l'achat, en apportant la preuve qu'il n'a pas été utilisé. Sont exclus de cette réglementation

• Les services
• les composants pour véhicules
• Sources d'énergie

Pour faire valoir votre droit à la récupération de la TVA, l'achat doit toutefois être justifié par un formulaire spécial Tax Free. Ce formulaire contient des données importantes pour l'acheteur, que nous aborderons plus en détail par la suite. Une fois rempli, le formulaire est présenté à la douane avec la marchandise achetée. Si tous les points sont conformes, les clients reçoivent un tampon des douanes et peuvent ainsi demander le remboursement de la TVA par le biais du commerçant ou d'un service compétent.

Solutions numériques pour les formulaires Tax Free

Actuellement, de nombreux commerçants commandent encore les formulaires papier en réserve et les remplissent à la main. Mais à l'heure de la numérisation, du ticket de caisse numérique et du paiement par application, cette procédure semble plus que dépassée. Il existe donc désormais différents prestataires de services qui proposent des solutions numérisées, notamment dans le domaine des achats hors TVA, et qui offrent des options intéressantes aux commerçants. En tant qu'intermédiaire, le prestataire en question ne se charge pas seulement de toutes les étapes de traitement après la transaction, mais vous fournit également, en tant que commerçant, un logiciel moderne qui peut être facilement couplé à tous les systèmes de caisse courants. Ainsi, vous gagnez non seulement un temps précieux lors de la saisie des données, mais vous pouvez également gérer plus efficacement vos besoins en papier. Avec la solution adéquate, vous pouvez imprimer les formulaires Tax Free via votre imprimante de tickets et n'utiliser du papier que lorsque vous en avez vraiment besoin. Les systèmes d'impression modernes, qui utilisent par exemple des rouleaux thermiques, permettent non seulement de gagner de la place dans la zone de caisse, mais aussi de consacrer un temps précieux à un service clientèle supplémentaire.

Conditions préalables importantes pour les formulaires Tax Free en Allemagne

Outre la mise à disposition générale des formulaires Tax Free, les données à fournir jouent naturellement un rôle central. Si les formulaires ne contiennent pas les informations pertinentes, ils ne seront pas reconnus et, en cas de doute, ils provoqueront l'irritation de vos clients. Afin d'éviter au mieux les retours négatifs des clients, les formulaires que vous mettez à disposition doivent demander les données suivantes :

• Numéro de dossier de l'achat
• Numéro de passeport du client
• Prénom et nom de famille
• Adresse du domicile

En outre, les modalités de paiement pour le remboursement de la TVA doivent être saisies et également notées sur le formulaire. Ce n'est qu'à cette condition que la douane peut et va apposer le tampon nécessaire sous le formulaire, de sorte que le remboursement de la taxe soit autorisé.

Où peut-on déposer le formulaire Tax Free ?

De nombreux clients sont conscients de la possibilité de faire des achats hors taxes, mais en cas de doute, ils ne savent pas du tout où ils peuvent finalement demander le remboursement. Il règne ici souvent la même perplexité que pour la conservation des tickets de caisse en cas de réclamation par exemple. Pour que vous puissiez offrir à vos clients le meilleur service possible dans ce domaine également, nous vous indiquons les options les plus courantes pour un processus de remboursement aussi simple que possible. Dans l'idéal, le client devrait bien sûr trouver directement sur la preuve d'achat le prestataire de services par le biais duquel il peut demander le remboursement de la TVA. Si vous vous chargez vous-même du remboursement, le client doit également voir clairement comment il peut récupérer la TVA auprès de vous. Si vous travaillez avec un prestataire de services, vous pouvez également indiquer que la plupart d'entre eux proposent également leurs services dans les aéroports et les gares. Cela permet à vos clients de faire tamponner le formulaire de détaxe sur place et d'envoyer le remboursement immédiatement. Sources des images : ©istock.com / Roberto David ; ©istock.com / Zoltan Fabian