Délais de conservation des documents commerciaux

Le délai de conservation indique la durée pendant laquelle les documents commerciaux doivent être archivés. En principe, les documents doivent être conservés de manière ordonnée. Dans le classeur, les anciens documents sont classés à l'arrière, les nouveaux à l'avant. L'objectif de cet ordre est de retrouver rapidement les documents, même les plus anciens. En effet, des opérations commerciales peuvent redevenir pertinentes des années après la conclusion d'un contrat, c'est pourquoi la conservation des documents importants n'est pas seulement utile, elle est obligatoire ! Des délais de conservation spécifiques sont prévus pour différents types de documents et fixés dans diverses lois. Sinon, les délais de conservation sont réglementés par secteur, comme par exemple dans la production alimentaire ou l'administration publique.

Où sont fixés les délais légaux de conservation des documents commerciaux ?

Les délais de conservation des documents commerciaux sont principalement organisés par le droit fiscal et le droit commercial. Les dispositions correspondantes se trouvent, pour le droit fiscal, dans le Code des impôts (Abgabenordnung, AO), tandis que toutes les indications relatives au droit commercial figurent dans le Code de commerce (Handelsgesetzbuch, HGB). D'autres délais de conservation de documents commerciaux existent notamment dans le droit du travail ou le droit de la sécurité sociale. Les commerçants souhaitant obtenir des informations détaillées sur les délais qui les concernent peuvent également se renseigner auprès du ministère fédéral des Finances (BFM). Les délais de conservation diffèrent certes les uns des autres, mais doivent dans tous les cas être respectés. Dans le cas contraire, des amendes et des désavantages fiscaux sont à prévoir.

Quels sont les délais de conservation existants et pour quels documents s'appliquent-ils ?

Pour certains documents, un délai de conservation de 8 ans s'applique, fixé par la loi relative à la taxe sur le chiffre d'affaires (UStG). Ce délai a été réduit, depuis 2025, de 10 à 8 ans par la quatrième loi d'allègement bureaucratique. Les livres, enregistrements, rapports de gestion et factures appartiennent à ce groupe de documents. Il en va de même pour les comptes annuels, les inventaires, les bilans et les pièces comptables. Les documents qui ne relèvent pas du premier groupe doivent être conservés 6 ans. Cela concerne l'ensemble des courriers commerciaux reçus et des copies des courriers commerciaux envoyés. Doivent également être conservés pendant 6 ans les documents importants pour la fiscalité. Les dépenses régulières, par exemple pour les rouleaux de caisse, rouleaux CB ou rouleaux de caisse, doivent pouvoir être justifiées. Important à savoir : pour les contrats, le délai de conservation ne commence qu'après leur expiration. Dans le domaine professionnel, une grande partie des documents doit donc être conservée. Mais les particuliers doivent eux aussi respecter des règles d'archivage.

Existe-t-il un délai légal de conservation des documents pour les particuliers ?

Les échanges de courrier entre un particulier et une entreprise sont qualifiés de « privés-professionnels ». Contrairement aux documents purement professionnels, certains documents privés ne doivent être conservés que deux ans. L'archivage des factures et des documents pertinents sur le plan fiscal est réglementé par l'UStG. Cette loi concerne surtout les propriétaires immobiliers faisant réaliser des travaux de construction ou de rénovation par des entreprises. Une exception concerne les documents soumis à une obligation de garantie. Il est recommandé de conserver ces documents pendant une période de 5 ans. Les particuliers sont tenus de conserver leurs documents conformément à la réglementation, afin de contribuer à la lutte contre le travail non déclaré.

Pour quels documents une conservation illimitée s'applique-t-elle, et pourquoi ?

Lorsque le délai de conservation d'un document est écoulé, celui-ci peut être détruit. Il existe toutefois, pour les entrepreneurs, des documents qui ne doivent jamais être détruits et qui doivent être conservés sans limite de durée. C'est le cas par exemple des jugements, des plans de construction et d'autres documents fonciers, qui doivent toujours être conservés. Il en va de même pour les documents relatifs à l'aéronautique, les dossiers de construction mécanique ou les registres d'état civil. Il existe en outre des règles concernant la conservation des documents médicaux dans le domaine professionnel. Un délai de conservation de 10 ans pour les dossiers patients doit être respecté après la fin d'un examen. Des délais de 15 à 30 ans s'appliquent aux dossiers relevant du règlement sur la radioprotection et la radiologie, ainsi qu'aux comptes rendus relevant de la loi sur les transfusions. Crédits photos : ©istock.com – thomas-bethge / ©istock.com – djedzura / ©istock.com – AndreyPopov / ©istock.com – XiXinXing