Quels sont les différents systèmes de caisse ? Différences & points communs

Types de systèmes de caisse : quels systèmes de caisse existent dans le commerce de détail et à quoi servent-ils ?

Un système de caisse est censé faciliter le quotidien de travail dans l'entreprise. Les processus de travail deviennent plus efficaces, ce qui permet d'accélérer le processus de vente. En pratique, cela fonctionne très bien grâce à une combinaison de logiciel et de matériel adaptés l'un à l'autre. Par exemple, avec un système de caisse iPad, l'encaissement se fait en quelques clics seulement. La comptabilité et d'autres chiffres de vente peuvent eux aussi être consultés de manière flexible. Ainsi, dans la restauration, le personnel peut afficher l'addition directement auprès du client ou transmettre des commandes, sans dépendre d'un appareil fixe.

En principe, il existe cinq types différents de systèmes de caisse :

• Caisses enregistreuses ouvertes
• Caisses enregistreuses électroniques
• Caisses PC
• Systèmes de caisse POS (point de vente)
• Systèmes de caisse iPad

À proprement parler, les caisses enregistreuses ouvertes et les caisses enregistreuses électroniques ne font pas partie des systèmes de caisse. Les systèmes de caisse disposent de fonctions étendues et sont couplés à un logiciel de caisse. Ce n'est le cas d'aucune de ces deux variantes.

Caisses enregistreuses ouvertes

La caisse enregistreuse ouverte, aussi appelée caisse à tiroir, vous la connaissez sûrement encore des commerces traditionnels. Cette caisse ne dispose d'aucune fonction technique. Les recettes en espèces sont consignées à la main et inscrites dans le livre de caisse. Les tickets de caisse doivent eux aussi être établis manuellement. La charge de travail est importante comparée à d'autres systèmes de caisse et présente un risque d'erreur accru. La modification de la loi sur les caisses enregistreuses 2022 (KassenSichV) prévoit la suppression des caisses enregistreuses ouvertes. Les entreprises qui utilisent encore un système non électronique doivent présenter, au plus tard en 2022, des caisses conformes aux exigences du fisc.

Caisses enregistreuses électroniques

Les caisses enregistreuses électroniques ne correspondent elles non plus déjà plus au standard le plus récent dans les commerces. Outre un tiroir-caisse intégré pour les espèces, elles disposent également d'une imprimante de tickets intégrée. Cette caisse enregistre exclusivement les opérations de paiement et n'est pas reliée à un logiciel de caisse. Lors d'une vente, le prix ou la référence de l'article peuvent être saisis manuellement, ou le code-barres peut être lu avec un scanner. Une fois tous les articles saisis, la caisse détermine le montant total à payer et le tiroir-caisse s'ouvre.

L'enregistrement correct des ventes dépend donc de la saisie précise des articles par le personnel. Comme ce type de caisse a par le passé souvent servi à des fraudes fiscales, les autorités fiscales contrôlent le respect d'une comptabilité conforme (GoBD) avec une extrême vigilance. Afin de vous conformer à toutes les exigences à l'avenir, vous devriez passer à une caisse conforme GoBD.

Caisses PC

Avec les caisses PC, le logiciel de caisse est installé sur un ordinateur. L'avantage est que les produits peuvent être enregistrés électroniquement et que le personnel n'a pas besoin de saisir les prix un par un. Toutefois, le logiciel de caisse doit être compatible avec le système d'exploitation existant de l'ordinateur. Selon les secteurs, les caisses PC peuvent en outre s'avérer inadaptées, la souris et le clavier s'étant révélés peu pratiques lors des jours de forte affluence.

Systèmes de caisse POS

Ce système de caisse peut être adapté individuellement aux exigences de chaque secteur. Le matériel de ces systèmes de caisse est lui aussi nettement plus flexible que celui des caisses PC : du terminal de caisse à l'utilisation d'ordinateurs de bureau et de tablettes, jusqu'au smartphone, tout est possible. Les opérations de paiement sont enregistrées en interne dans le cloud, ce qui permet de mettre à tout moment des données importantes à disposition du fisc via export. Les systèmes de caisse POS peuvent facilement être complétés par d'autres caisses, permettant ainsi d'équiper également des succursales avec le même logiciel.

Systèmes de caisse iPad

Comparé à d'autres systèmes de caisse, un système de caisse iPad ou système de caisse sur tablette est probablement la solution de système de caisse POS la plus innovante. C'est la variante techniquement la plus avancée et la plus flexible, qui relie le commerce physique au commerce en ligne. Un autre atout est la liberté de mouvement : le personnel peut se déplacer librement dans le magasin avec la tablette. La tablette ne sert pas uniquement à l'encaissement, elle constitue aussi une source d'information lors des échanges avec les clients. La gestion des bons de réduction fonctionne également parfaitement de cette manière. À la fin de la journée de travail, vous pouvez simplement ranger le matériel dans un dispositif de sécurité tel qu'un coffre-fort ou une armoire verrouillable, ce qui minimise le risque de vol. Les appareils portables se rangent de manière optimale grâce à leur taille.

Comparatif des systèmes de caisse

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