Déclaration de caisse auprès de l'administration fiscale : comment déclarer correctement votre système de caisse

Que vous soyez dans le commerce, la restauration ou les services : si vous possédez un système de caisse électronique, vous devez le déclarer à l'administration fiscale (Finanzamt) à partir du 1er juillet 2025. Cela peut sembler bureaucratique, mais avec les bonnes informations, c'est vite fait. Dans cet article, nous vous montrons quels systèmes sont concernés, comment fonctionne la déclaration et à quoi vous devez absolument faire attention !

Ce qui se cache derrière la déclaration TSE auprès de l'administration fiscale

Depuis le 1er janvier 2020, l'utilisation d'un dispositif de sécurité technique certifié (TSE) est obligatoire - en tant que mesure de protection contre les manipulations des systèmes de caisse électroniques. Cela concerne par exemple les caisses enregistreuses, les applications avec fonction de caisse, les solutions cloud, les taximètres ou les compteurs kilométriques. Cette exigence légale fait partie du règlement sur la sécurisation des caisses (Kassensicherungsverordnung, KassenSichV).

Parallèlement, l'obligation de déclaration des systèmes de caisse électroniques a également été introduite, conformément à l'article 146a du Code fiscal allemand (Abgabenordnung, AO). Elle n'a toutefois pas pu être mise en œuvre pendant longtemps, faute d'infrastructure technique adaptée. Ce n'est qu'avec le lancement de la procédure de notification électronique, le 1er janvier 2025, que les voies de transmission nécessaires sont désormais disponibles. L'objectif de cette mesure est d'apporter davantage de transparence : l'administration fiscale doit savoir à l'avance quels systèmes de caisse sont utilisés, afin de simplifier les contrôles fiscaux et de prévenir la fraude fiscale.

Déclaration de caisse auprès de l'administration fiscale : l'essentiel en un coup d'œil

Concrètement, voici ce que signifie pour vous cette obligation de déclaration : tous les systèmes que vous avez nouvellement acquis après le 1er juillet 2025 doivent être déclarés à l'administration fiscale dans un délai d'un mois. Les systèmes que vous avez achetés, pris en leasing ou loués avant le 1er juillet 2025 devaient être déclarés avant le 31 juillet. Si cela n'a pas encore été fait, le mieux est de régulariser votre situation le plus rapidement possible.

Les principaux points à retenir sur la déclaration de caisse auprès de l'administration fiscale :

• L'obligation de déclaration s'applique à tous les systèmes de caisse électroniques et caisses enregistreuses - qu'ils soient achetés, pris en leasing ou loués.
• Vous devez déclarer chaque appareil électronique doté d'une fonction de caisse individuellement, même s'il fait partie d'un système en réseau.
• Vous transmettez tous les systèmes de caisse d'un même établissement dans une déclaration unique.
• Vous devez également déclarer votre système de caisse s'il est hors service.
• Pour les taximètres et compteurs kilométriques européens sans TSE, un délai transitoire s'applique jusqu'au 31 décembre 2025, tant que la règle de tolérance s'applique.

Guide pour remplir la déclaration de votre système de caisse auprès de l'administration fiscale

Si vous vous demandez maintenant quelles informations vous devez fournir pour déclarer votre caisse TSE auprès de l'administration fiscale, n'hésitez pas à utiliser notre check-list compacte pour une déclaration simple et sans complication.

Ayez les données suivantes à portée de main pour la déclaration TSE auprès de l'administration fiscale :

· Nom et numéro fiscal du contribuable

· Informations relatives au système d'enregistrement électronique :

o Type de système de caisse

o Numéro de série du système de caisse

o Date d'acquisition

o Nombre de systèmes par établissement

o En cas de mise hors service : date et motif de la mise hors service

· Informations relatives à la TSE :

o Type de TSE

o Numéro de série de la TSE

· Pour les compteurs kilométriques et taximètres : plaque d'immatriculation du véhicule

Comment déclarer votre caisse TSE auprès de l'administration fiscale

Vous transmettez ces informations de manière sécurisée et numérique. Pour garantir une transmission sécurisée, la déclaration à l'administration fiscale se fait exclusivement de façon numérique via le portail ELSTER - les formulaires papier et les PDF ne sont pas acceptés. Pour déclarer votre caisse TSE auprès de l'administration fiscale, vous disposez des options suivantes :

1. Transmission via le portail ELSTER :

Vous vous connectez au portail ELSTER avec votre certificat ELSTER personnel. Vous pouvez le demander gratuitement sur le portail - pour cela, vous vous inscrivez d'abord avec votre numéro fiscal, recevez ensuite une lettre d'activation par courrier, puis téléchargez votre certificat logiciel personnel. Une fois connecté avec succès, vous sélectionnez le formulaire « Déclaration relative aux systèmes d'enregistrement électroniques » et y saisissez toutes les données pertinentes. La transmission s'effectue de manière sécurisée et juridiquement valable, directement auprès de l'administration fiscale compétente.

2. Transmission via les interfaces ERiC (ELSTER Rich Client) :

Cette interface s'adresse principalement aux entreprises souhaitant effectuer une transmission automatisée de leurs déclarations de caisse. ERiC est une bibliothèque logicielle qui permet de préparer les données de déclaration de manière structurée et de les transmettre directement aux serveurs ELSTER. La saisie manuelle dans le portail ELSTER devient alors totalement superflue.

Obligation TSE et obligation de ticket

Avec l'introduction de l'obligation TSE, l'Allemagne a également instauré ce que l'on appelle l'obligation de délivrance de justificatif (« obligation de ticket »). Elle oblige tout entrepreneur, lors d'une opération commerciale effectuée avec un système de caisse électronique, à imprimer un ticket pour le client ou à le mettre à disposition sous forme numérique - que le client l'accepte ou non. Cette obligation représentant une charge importante pour l'environnement ainsi que pour la santé, nous nous sommes spécialisés dans les rouleaux thermiques sans BPA et les rouleaux de caisse sans bois.

Le ticket sert de preuve de l'enregistrement conforme d'une transaction. Chaque justificatif doit contenir la signature numérique de la TSE, le plus souvent sous la forme d'un QR code. Cela permet à l'administration fiscale, dans le cadre d'un contrôle de caisse, de vérifier rapidement et sans équivoque si un chiffre d'affaires a été correctement enregistré. L'objectif est de prévenir la fraude fiscale et de créer davantage de transparence dans les transactions de paiement.

FAQ – Questions fréquentes sur la déclaration de caisse auprès de l'administration fiscale

Dois-je redéclarer mon système de caisse chaque année ?

Non. La déclaration de caisse n'est requise qu'une seule fois par système - et n'est à renouveler qu'en cas de modifications spécifiques. Cela concerne par exemple une mise hors service, un changement de système ou un transfert vers un autre établissement.

Que se passe-t-il si je manque le délai de déclaration de caisse ?

En cas d'infraction à l'obligation de déclaration, des amendes pouvant aller jusqu'à 25 000 euros sont encourues. Vous risquez en outre un contrôle plus approfondi de la part de l'administration fiscale, par exemple dans le cadre d'un contrôle de caisse.

Mon expert-comptable peut-il effectuer la déclaration à ma place ?

Oui, c'est tout à fait possible. Les cabinets d'expertise comptable peuvent soumettre la déclaration de caisse via l'interface ERiC ou directement en votre nom sur le portail ELSTER, à condition que vous leur transmettiez les données nécessaires.

Comment savoir si mon système de caisse dispose d'une TSE ?

Le plus simple est de vérifier vos justificatifs : chaque TSE génère son propre QR code ou numéro de transaction, qui doit figurer sur chaque ticket de caisse. De plus, de nombreux systèmes affichent une identification directement sur la carte mémoire ou la clé USB sur laquelle la TSE est installée - le plus souvent avec le numéro de série et l'identifiant de certification BSI.