Offene Ladenkasse vs. elektronische Kassensystem

Lange Zeit war die offene Ladenkasse in fast jedem Geschäft zu finden. Inzwischen können Einzelhändler und Dienstleister aus einer Vielzahl an Kassenvarianten wählen. Doch sind offene Ladenkassen überhaupt noch erlaubt und welche Vor- und Nachteile ergeben sich gegenüber modernen Kassensystemen? Wir haben das Wichtigste für Sie zusammengefasst.

Die richtige Kasse

Die Hauptkriterien bei der Entscheidung für eine bestimmte Kassenvariante sind der Kosten- und Verwaltungsaufwand. Idealerweise hilft eine Kasse dabei, die täglichen Arbeitsprozesse zu vereinfachen und somit effizienter zu gestalten.

Die Gegenpole auf dem Spektrum der Kassentypen bilden die klassische, offene Ladenkasse und hochtechnologische elektronische Kassensystemen. Gleich vorab: Auch nach der Gesetzesänderung zum 1. Januar 2021 sind offene Ladenkassen zumindest in Deutschland weiterhin erlaubt. Ob sich die Nutzung für Sie lohnt, ist allerdings eine andere Frage. In Österreich besteht inzwischen bis auf wenige Ausnahmen eine generelle Registrierkassenpflicht.

Was ist eine offene Ladenkasse – Definition

Eine offene Ladenkasse ist der Ursprung aller Kassen: Eine schlichte Geldkassette ohne jeglichen technischen Schnickschnack. Bareinnahmen werden einsortiert und die Kassenführung erfolgt manuell. Ihre Mitarbeiter erstellen sämtliche Belege per Hand und müssen auch eventuelle Barausgaben akribisch dokumentieren, ebenso wie Kassenbestand und Kassenbericht am Ende des Tages. Seit 2020 ist es in Deutschland Pflicht, das Führen einer finanzamt-konformen Kasse nachzuweisen. Für die Nutzer einer offenen Ladenkasse bedeutet das, dass Sie bei der Buchführung besonders genau vorgehen müssen, um bei einer eventuellen Betriebsprüfung keine Probleme zu bekommen. Beispielsweise reicht eine Excel-Tabelle als Kassenbuch nicht aus, da diese auch nachträglich verändert werden kann. Die bessere Wahl bei einer offenen Ladenkasse ist eine Kassenbuch-Software. Zusätzlich zum Kassenbuch ist bei einer offenen Ladenkasse auch ein Kassenberichtsheft Pflicht.

Vor- und Nachteile der offenen Ladenkasse

Eine offene Ladenkasse ist auf den ersten Blick äußerst kostengünstig und kann zudem einfach transportiert werden. Für Nutzer ergeben sich jedoch einige Nachteile:

• Hohes Fehlerrisiko durch manuelle Dokumentation

• Höheres Risiko, dass das Finanzamt misstrauisch wird und ermittelt

• Nur wenige Betriebe sind von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit

• Hoher Zeit- und Arbeitsaufwand

• Statistiken und Analysen sind schwierig
  

Ladenkasse vs. elektronisches Kassensystem

Elektronische Kassensysteme bieten Ihnen einen deutlich größeren Umfang an Funktionen und Analysemöglichkeiten. In der Regel bestehen diese aus einer Kombination aus Software und Hardware, wie beispielsweise PC, Smartphone oder Tablet. Die höheren Kosten im Vergleich zu einer offenen Laden- oder Registrierkasse schrecken viele Händler zunächst ab, auf lange Sicht zahlt sich die Investition jedoch fast immer aus. Die gesamte Kassenführung, inklusive der Ausweisung der Mehrwertsteuer, läuft hier automatisch ab – das reduziert das Fehlerrisiko erheblich. Belege drucken Sie nach Bedarf schnell und zuverlässig auf Bonrollen wie die klassische Kassenrolle oder einer hitzeempfindlichen Thermorolle aus. Der Kassenbestand kann jederzeit einfach abgerufen werden und sämtliche Auswertungen und Berichte für das Finanzamt erfolgen mit wenigen Klicks im System.

Fazit: Ein Relikt aus früheren Zeiten

Eine offene Ladekasse ist zwar günstig, bedeutet für Sie jedoch einen erheblich höheren Aufwand. Mit der Einführung eines elektronischen Kassensystems sparen Sie Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter ein und sind auch rechtlich auf der sicheren Seite. Falls Sie sich mit Gedanken an ein elektronisches Kassensystem noch nicht anfreunden können, ist eine Registrierkasse die klassische Alternative.

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu offenen Ladenkassen

Wer darf eine offene Ladenkasse führen?

Jedem Einzelhändler, Gastronomen und Dienstleister steht es in Deutschland grundsätzlich frei, eine offene Ladenkasse zu führen.

Ist eine offene Ladenkasse ab 2020 noch erlaubt?

Prinzipiell ist das Führen einer offenen Ladenkasse auch weiterhin erlaubt, allerdings sind die Anforderungen der Kassensicherungsverordnung sehr streng. In Österreich besteht bis auf wenige Ausnahmen inzwischen Registrierkassenpflicht.

Welches Kassenbuch ist für offene Ladenkassen geeignet?

Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollten Sie offene Ladenkassen besonders sorgfältig führen. Am besten eignet sich eine Kassenbuch-Software.

Darf ein elektronisches Kassensystem durch eine offene Ladenkasse ersetzt werden?

Ja, es ist in Deutschland möglich Ihre Kasse auf ein reines Barsystem umzustellen. Allerdings bringt das einen erheblich höheren Verwaltungsaufwand mit sich.

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