GoBD Kassen – diese Anforderungen müssen Registrierkassen erfüllen

Dieser Artikel wurde von ROLLENLAND am 18.11.2020 erstellt

Sicherheit wird in Zeiten der Corona-Pandemie besonders großgeschrieben. Doch diese Anforderung gilt nicht nur für die Gesundheit der Menschen. Auch beim täglichen Einkauf nimmt das Thema Sicherheit eine große Bedeutung ein. Moderne Registrierkassen müssen wichtige Anforderungen der seit Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) erfüllen. Wir erklären Ihnen, worum es sich dabei handelt.

GoBD: welche Bedeutung steckt hinter dem Kürzel?

In einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums werden seit Januar 2015 die geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geregelt. Die Vorschrift regelt die Bedingungen, die für eine ordnungsgemäße Buchführung gelten und bezieht sich in besonderer Weise auch auf digitale und elektronische Daten. In der Vorschrift werden auch Bedingungen an die Funktionsweise der Registrierkassen gestellt, wodurch viele alte Kassensysteme ihre Zulassung verlieren und eine Registrierkassenpflicht in weiten Teilen der Ladengeschäfte Einzug hält.

Diese Anforderungen werden an GoBD Kassen gestellt

Damit Kassen als GoBD konform gelten, werden einige Anforderungen an die Funktionalität der Systeme gestellt. Dazu gehören:

  • Manipulationssicherheit und Unveränderbarkeit
  • Aufzeichnung aller Zahlungseingänge und -ausgänge als Einzelaufzeichnung
  • Führung eines elektronischen Kassenbuchs.

Die Möglichkeit der Steuerhinterziehung ist dadurch erheblich erschwert und die Kassennachschau und Betriebsprüfung durch das Finanzamt wird vereinfacht.

Das klassische, manuelle Kassenbuch entfällt bei den GoBD Kassen, da die Daten automatisch gespeichert werden und auf Knopfdruck alle Kassendaten ausgedruckt werden können. Zudem regeln die Richtlinien GoBD die Datenaufbewahrung, sodass folgende Informationen archiviert werden müssen:

  • Alle im Kassensystem hinterlegten Artikel mit Preisen
  • Daten über Programmierungen und Änderungen von Stammdaten (Verfahrensdokumentation)
  • alle Einnahmen
  • Bedienungsanleitung der Kasse
  • Programmieranleitung der Kasse

Diese Regeln gelten zum Umgang mit prüfungssicheren Kassen

Alle Unternehmen und Ladengeschäfte, die nicht mobil unterwegs sind, müssen eine Registrierkasse vorweisen, die Finanzamt-konform ist. Seit 2020 müssen die Systeme zudem über eine zertifizierte TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) verfügen. Sie als Ladenbesitzer müssen diese Vorgaben in jedem Falle beachten, da bei Missachtung hohe Strafen bis zu 25.000 Euro drohen können. Nur mit einem TSE-Kassensystem sind Sie auf der sicheren Seite.

Wenn die Prüfung durch das Finanzamt ansteht

Prüfer des Finanzamts sind auch ohne vorherige Ankündigung zur Kassennachschau berechtigt. Sollten bei dieser Prüfung Unstimmigkeiten auftauchen, kann auch eine vollständige Betriebsprüfung angeordnet werden.

Im Zuge der Kassennachschau werden auch die Registrierkassen durch das Finanzamt überprüft. Der Fokus liegt hierbei auf der technischen Sicherheitseinrichtung und der Prüfung, ob es sich um GoBD konforme Kassen handelt. Bei Missachtung drohen hohe Geldbußen.

GoBD – so wurde die Anweisung eingeführt

Die im Januar 2015 eingeführte GoBD löste die vorher gültigen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Seit 2020 gelten zudem striktere Anforderungen an die elektronischen Funktionalitäten der Registrierkassen. Die Änderung der Anforderungen haben alle das Ziel, Steuerhinterziehungen soweit als möglich zu unterbinden.

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet GoBD konform?

Die GoBD stellt genaue Anforderung an die Speicherung und Aufzeichnung von elektronischen Zahlungsdaten. Dazu gehören die Erfassung aller Zahlungseingänge und -ausgänge und die Führung eines elektronischen Kassenbuchs.

Ist eine elektronische Kasse Pflicht?

Mit wenigen Ausnahmen ist seit 2015 die Verwendung einer elektronischen Kasse in Deutschland Pflicht.

Wer muss seit 2020 eine Registrierkasse haben?

Alle Geschäfte, die einen Zahlungsverkehr in Form von Bargeld haben.

Was bedeutet Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation regelt die Archivierung der Programmierungen und Änderungen von Stammdaten.

Sind Registrierkassen mit dem Finanzamt verbunden?

Registrierkassen sind nicht direkt mit dem Finanzamt verbunden. Allerdings darf eine unangekündigte Kassennachschau erfolgen.

Bildquellen
Titelbild: ©iStock.com – AndreyPopov

Taschenrechner, diverse Bons und ein Kugelschreiber auf einem Tisch.

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